Fallstudie: Automatisierter ERP-Preisimport statt nächtlicher Excel-Pflege
Eine Mitarbeiterin stellt sich den Wecker auf alle drei Stunden – tagsüber wie nachts, mehrere Tage am Stück. Nicht wegen eines Notfalls, sondern weil das gerade ihr Job war: eine Excel-Liste nach der anderen ins System einspielen, warten, prüfen, nächste Liste. Genau diesen Prozess habe ich in meiner Zeit als Entwickler für SAP-Hybris-basierte Systeme bei einem Großhandelsunternehmen automatisiert.
Die Ausgangslage
Das Unternehmen (Name anonymisiert) kam aus dem klassischen Kataloggeschäft – ein reines B2B-Geschäft, bei dem Kunden über Jahrzehnte gelernt hatten, mit gedruckten Katalogen zu bestellen. Ein Online-Shop kam später dazu, aber die Kataloge blieben zentral: Ein Großteil der Kunden bestellte weiterhin explizit daraus. Von den Katalogen wegzugehen, war keine Option.
Das brachte eine harte Nebenbedingung mit sich: Ein gedruckter Katalog erscheint zweimal im Jahr – im Sommer und zum Jahreswechsel. Also durften sich auch die Preise im Online-Shop nur zu genau diesen zwei Zeitpunkten ändern, sonst wichen Online- und Katalogpreise voneinander ab.
Bei mehreren Millionen Produkten und Varianten wird daraus schnell ein Mengenproblem. Die Preislisten wurden über Jahre in Excel gepflegt – jede Abteilung mit ihrer eigenen Liste. Zweimal im Jahr wurden alle Listen geprüft, abgenommen, mit den Katalogdaten zusammengeführt und in den Druck gegeben. Erst danach durften sie als final in den Online-Shop.
Es gab kein System, in das die Preise eingepflegt wurden – nur Excel-Dateien, eine pro Abteilung, zu groß, um sie auf einen Schlag zu importieren.
Der bestehende Prozess
Am Ende lief es auf eine einzelne Mitarbeiterin hinaus, die „Dienst“ hatte. Sie bekam die Excel-Listen und musste sie eine nach der anderen einspielen – jede Liste brauchte 2 bis 3 Stunden Verarbeitungszeit, parallele Verarbeitung gab es nicht.
Weil die Kataloge einen festen Erscheinungstermin hatten und die Shop-Preise bis dahin aktuell sein mussten, wurde daraus ein mehrtägiger Kraftakt: Wecker alle drei Stunden, Tag und Nacht, kurz prüfen ob die Liste durch ist, nächste starten, wieder drei Stunden schlafen. Zweimal im Jahr.
Die technische Lösung
Der erste Schritt war eine Preis-Datenbank, die mit mehreren Millionen Einträgen zurechtkommt – inklusive der historischen Daten, die erhalten bleiben mussten. Darauf aufbauend:
1. Automatisierte Abholung. Sobald eine Abteilung ihre Preisliste als final markierte, holte das System sie automatisch ab – kein manuelles Hochladen mehr. 2. Zentrale Übersicht vor dem Rollout. Alle abgeholten Listen liefen in einem gemeinsamen System zusammen, in dem noch einmal über alles geprüft und der finale Rollout geplant werden konnte – eine Stelle statt vieler Excel-Dateien. 3. Gültigkeitsgesteuerter Import. Preise bekamen ein Gültigkeitsdatum. Dadurch konnten neue Preise laufend ins System einspielt werden, gingen aber erst zum geplanten Stichtag tatsächlich live – auf Knopfdruck oder vollautomatisch, exakt zum Kataloglaunch, nicht früher.
Der Prozess lief danach planmäßig und zuverlässig, 24/7, ohne dass jemand ihn manuell anstoßen musste.
Das Ergebnis
Keine Nachtschichten mehr, keine Fehler, die durchrutschten, weil jemand um drei Uhr morgens übermüdet war. Aus einem mehrtägigen Ausnahmezustand zweimal im Jahr wurde ein geplanter, unauffälliger Vorgang.
Als die Lösung im Projektmeeting vorgestellt und demonstriert wurde, war die Mitarbeiterin, die bis dahin den Wecker-Dienst hatte, sichtbar gerührt – für sie war es das Ende eines Zustands, an den sie sich über Jahre gewöhnt hatte. Fürs Geschäft bedeutete es dasselbe in nüchtern: verlässliche Preise, keine Hektik zweimal im Jahr, ein System statt vieler Excel-Listen.
Warum diese Geschichte auch außerhalb von SAP-Hybris relevant ist
Das Muster dahinter ist nicht spezifisch für SAP oder Hybris, und auch nicht für Kataloggeschäfte. Es taucht überall dort auf, wo ein Datenimport aus einem System in ein anderes noch manuell über Excel läuft, unter Zeitdruck, ohne eingebaute Prüfung: Preislisten, Lagerbestände, Produktkataloge, Kundendaten.
Der Reflex ist oft, die Excel-Pflege einfach zu automatisieren – den gleichen Prozess, nur schneller. Der eigentliche Gewinn liegt aber woanders: in der zentralen Übersicht vor dem Rollout und der Gültigkeitssteuerung, die bei der manuellen Version fehlten. Automatisierung ohne diese beiden Punkte verlagert das Fehlerrisiko nur, sie beseitigt es nicht.
Weitere Ressourcen
Zur Frage, wann sich der Aufbau einer eigenen Datenpipeline überhaupt lohnt:
→ Datenpipeline aufbauen oder kaufen? Make-or-Buy
Wenn du wissen willst, wo deine eigenen Datenimporte stehen:
→ Kostenloser KI-Compliance Schnellcheck
Für eine vollständige technische Analyse:
